home / use cases / backoffice-processen / inventory-reorder

Bestellingen klaargezet zodra de voorraad laag raakt

Elke avond leest jouw Aivell voorraadniveaus en openstaande bestellingen uit je eigen database, ziet wat onder het bestelpunt is gezakt, bundelt de behoeften tot één bestelling per leverancier, stelt de e-mail op in de taal van de leverancier en pauzeert. Jij keurt goed vanaf je telefoon; de bestelling gaat de deur uit; de run van morgen onthoudt het.

Bekijk de demo

start wanneer: Elke avond om 18:00, volgens schema

Het probleem

De meeste voorraadtekorten zijn geen verrassingen — het zijn gemiste blikken. De hoeveelheid stond dagenlang in de database, zakkend voorbij het bestelpunt, terwijl de persoon die het normaal opmerkt druk was, op vakantie, of erop vertrouwde dat iemand anders al besteld had. De klant ontdekt het gat eerder dan jij, en de spoedbestelling arriveert met expreskosten en een slechtere prijs.

De omgekeerde fout is stiller: bestellen op gevoel zet de plank vol met kapitaal. De bestelpunten, de verpakkingsgroottes, de seizoensverdubbeling voor de zomer — de kennis bestaat, maar leeft in het hoofd van één inkoper en wordt alleen toegepast als dat hoofd een avond vrij heeft.

Hoe jouw Aivell het doet

  1. De database wordt elke avond gelezen. Om 18:00 checkt de chore de voorraad van elk artikel tegen zijn bestelpunt — en tegen openstaande bestellingen, zodat wat al onderweg is nooit dubbel wordt besteld.
  2. Behoeften worden verstandige bestellingen. Artikelen worden gebundeld tot één bestelling per leverancier, hoeveelheden aangevuld tot het maximumniveau en afgerond op verpakkingsgroottes. Seizoensartikelen krijgen hun voorseizoensimpuls, zichtbaar als zodanig gemarkeerd.
  3. Concepten, geen verzendingen. Elke bestelling wordt geschreven in de taal van de leverancier en dan stopt de chore. Dit is de pauze die in het product is ingebouwd: de AI bereidt voor, een mens beslist.
  4. Jij keurt goed waar je ook bent. De concepten komen op je telefoon binnen met de redenering erbij. Tik om te versturen, houd vast om na te denken — de guardrail garandeert dat geen bestelmail kan vertrekken zonder die tik.
  5. Het systeem leert hardop. Een artikel dat drie weken op rij onder zijn punt blijft duiken wordt niet stilletjes harder bijbesteld — Sara krijgt een notitie dat het bestelpunt zelf eens bekeken moet worden.

De regels in de chore zijn jouw inkoopbeleid, één keer uitgeschreven in gewone taal in plaats van in iemands geheugen. De guardrails houden daaronder de harde lijnen vast: databaseschrijfacties beperkt tot het bestellog, leveranciersmail beperkt tot de goedgekeurde lijst. Tussen die twee blijft de plank gevuld en blijven de beslissingen van jou.

De chore, zoals jij hem zou opschrijven.

Geen flowcharts, geen code — een chore is gewoon een bericht aan je Aivell, in je eigen woorden. Hij maakt er een degelijke, bewaakte procedure van en volgt die naar de letter. Deze:

Giulia Aivell · watch stock and reorder ● actief

lees elke avond voorraadniveaus en openstaande bestellingen uit de database

alles wat onder zijn bestelpunt zit en nog niet besteld is komt op de lijst

groepeer de lijst per leverancier — één bestelling per leverancier, geen tien e-mails

bestel aan tot het maximumniveau, afgerond op de verpakkingsgrootte van de leverancier

seizoensartikelen in de twee maanden voor hun seizoen — verdubbel de hoeveelheid, maar vermeld dat

stel elke bestelling op in de taal van de leverancier en houd hem vast voor goedkeuring

verstuur na goedkeuring en registreer de bestelling zodat morgen niet hetzelfde gebeurt

hetzelfde artikel drie weken op rij laag — vertel Sara dat het bestelpunt niet klopt

Jij
Begrepen — ik ga meteen aan de slag en meld me zodra er ergens een mens nodig is.
Giulia Aivell

De tools die hij gebruikt.

Gekoppeld met passkeys met één klik — geen gekopieerde tokens, geen OAuth-gedoe.

Schedule draait elke avond de voorraadcheck
Database leest voorraadniveaus en openstaande bestellingen
Email stelt bestellingen op en verstuurt ze naar leveranciers

Verstandige guardrails.

Elke tool kan worden beperkt tot precies wat deze chore nodig heeft. Voor deze zou je kunnen instellen:

Database Leest de voorraad- en besteltabellen; mag alleen naar het bestellog schrijven. De voorraadaantallen zelf zijn onaantastbaar.
Email Bestelmail gaat alleen naar leveranciers op de goedgekeurde lijst. Een nieuw leveranciersadres is altijd een menselijke beslissing.

Vragen, beantwoord.

Kan hij per ongeluk een leverancier overspoelen met bestellingen? +

Nee, om twee onafhankelijke redenen. Elk concept pauzeert voor jouw goedkeuring voordat het wordt verstuurd — niets verlaat het pand op eigen initiatief van de AI. En elke verstuurde bestelling wordt geregistreerd, dus de run van de volgende avond ziet hem als al besteld en gaat verder.

Onze voorraad zit in een oud beheersysteem. Werkt dit dan? +

Als het systeem een database heeft die de box op je netwerk kan bereiken, ja — de Aivell leest hem waar hij staat. Geen migratie, geen synchronisatie naar een cloud-voorraadtool, geen exportritueel.

Zien leveranciers of anderen onze voorraadniveaus en inkoopvolumes? +

Alleen wat jij ze stuurt. De analyse gebeurt op de box, binnen je netwerk — hoeveelheden, bestelpunten en inkooppatronen worden nooit door een externe dienst verwerkt. Leveranciers zien hun bestelling en verder niets.

Hoe ziet het goedkeuren van een bestelling er in de praktijk uit? +

De avondrun laat de concepten voor je klaar — leverancier, regels, hoeveelheden, waarom. Je bekijkt ze op je telefoon aan de keukentafel, tikt ja op vier, houdt de vijfde vast om morgen met Sara te overleggen. Vastgehouden concepten wachten; ze verlopen niet en versturen zichzelf niet.

Gerelateerd.

Wat is een Aivell?

Een Aivell is een on-premise AI-collega: een kleine box die je op je netwerk aansluit, zijn eigen AI aan boord draait en het repetitieve werk van je bureau haalt. Prompts, documenten, data — er verlaat nooit iets je kantoor. Trek de internetkabel eruit: hij werkt gewoon door.

Je beschrijft elke taak als een chore, in gewone taal. Je Aivell maakt er een degelijke, bewaakte procedure van en voert die op de achtergrond uit — met guardrails op elke tool, een volledige audit trail en goedkeuringen binnen handbereik wanneer jij dat wilt. Eenmalige installatie, vast maandbedrag. Geen tokens, geen meerkosten.

Bekijk de demo

inferentie aan boord · air-gapped · vast maandbedrag