Een Aivell houdt je boekingsmailbox in de gaten, checkt de agenda zodra een aanvraag binnenkomt, stelt echte vrije tijden voor en boekt degene die de klant kiest — inclusief uitnodiging en bevestiging, in de taal van de klant. De hele uitwisseling wordt aan boord van de box afgehandeld, achter je firewall, zodat patiënt- en klantgegevens op kantoor blijven.
start wanneer: Een klant mailt met de vraag om een afspraak
“Heeft u dinsdagmiddag nog iets vrij?” is een eenregelig mailtje dat twintig minuten kost. Iemand aan de balie opent de agenda, zoekt opties, typt ze uit, wacht een dag op antwoord, ontdekt dat dinsdag inmiddels vol zit, en begint opnieuw. Vermenigvuldig dat met elke nieuwe patiënt, cliënt of klant, en 43% van de professionals zegt drie of meer uur per week hieraan kwijt te zijn.
De standaardoplossing is een openbare boekingslink — die werkt tot hij niet meer werkt. Klanten negeren hem en mailen toch, de link legt je hele agenda bloot aan een clouddienst, en uitzonderingen (een eerste bezoek dat een uur nodig heeft, een vaste klant die altijd op donderdag komt) passen niet in het formulier.
Aanvragen blijven binnenkomen zoals ze altijd deden — per e-mail. Wat verandert, is wie er antwoordt:
De guardrails maken de grenzen fysiek: de boekingsagenda is de enige waarin het kan schrijven, en de enige die het mag mailen is de klant die iets vroeg. Al het andere over hoe jouw praktijk boekt — de regels, de toon, de uitzonderingen — is een alinea gewone taal die je onder de koffie aanpast.
Geen flowcharts, geen code — een chore is gewoon een bericht aan je Aivell, in je eigen woorden. Hij maakt er een degelijke, bewaakte procedure van en volgt die naar de letter. Deze:
houd bookings@ in de gaten voor afspraakverzoeken, in elke taal
check de agenda en kies vrije tijden binnen de komende twee weken
bied drie opties aan; eerste bezoeken krijgen waar mogelijk ochtendtijden
houd de lunch vrij, en boek nooit op vrijdag na 15:00
kiest de klant er een, boek dan en verstuur de uitnodiging
twee mensen voor dezelfde tijd? de eerste e-mail wint — bied de ander nieuwe tijden aan
alles langer dan een uur heeft eerst een ja van Sofia nodig
bevestig in de taal van de afzender en noteer de reden van het bezoek in de afspraak
Gekoppeld met passkeys met één klik — geen gekopieerde tokens, geen OAuth-gedoe.
Elke tool kan worden beperkt tot precies wat deze chore nodig heeft. Voor deze zou je kunnen instellen:
Het gesprek loopt gewoon door. Je Aivell leest het antwoord, checkt de agenda opnieuw — "alles na donderdag" of "alleen ochtenden" — en biedt nieuwe opties aan. Het is een mailwisseling met een collega, geen boekingsformulier met vaste velden.
Ja, want de regels zíjn de chore, geschreven in gewone taal. Twintig minuten tussen bezoeken, geen vrijdag na drieën, eerste bezoeken altijd een uur — jij schrijft de zin, de Aivell volgt hem, en een regel wijzigen is een regel aanpassen.
Nee. Het lezen, het redeneren en het antwoord worden allemaal aan boord van de box op je kantoor gegenereerd. Voor een kliniek of advocatenkantoor telt dat — namen, gezondheidsgegevens en dossierdetails in boekingsmails raken nooit een externe server.
De chore beslist — meestal wint de eerste e-mail. De agenda is de enige bron van waarheid, dus de tweede aanvrager krijgt gewoon een net antwoord met de dichtstbijzijnde alternatieven in plaats van een dubbele boeking.
Herinneringsmails vóór elke afspraak, verzetten geregeld per reply — gedraaid door een AI-collega op een box in je kantoor, niet in andermans cloud.
Bezoekers kiezen in je sitechat een écht vrije tijd en krijgen een echte agenda-uitnodiging — geboekt door een AI-collega op jouw box, niet in een planningscloud.
Zet een privé AI-collega in cc op de 'wanneer kan iedereen?'-thread: hij verzamelt beschikbaarheid, vindt het slot, boekt de zaal en overleeft elk verzetten.
Een on-premise AI-collega voor klinieken en praktijken: plant afspraken, stuurt herinneringen, regelt intake, verlaagt no-shows. Patiëntdata blijft in het pand.
Een Aivell is een on-premise AI-collega: een kleine box die je op je netwerk aansluit, zijn eigen AI aan boord draait en het repetitieve werk van je bureau haalt. Prompts, documenten, data — er verlaat nooit iets je kantoor. Trek de internetkabel eruit: hij werkt gewoon door.
Je beschrijft elke taak als een chore, in gewone taal. Je Aivell maakt er een degelijke, bewaakte procedure van en voert die op de achtergrond uit — met guardrails op elke tool, een volledige audit trail en goedkeuringen binnen handbereik wanneer jij dat wilt. Eenmalige installatie, vast maandbedrag. Geen tokens, geen meerkosten.
inferentie aan boord · air-gapped · vast maandbedrag