inicio / casos de uso / email y bandeja de entrada / order-emails-to-system

Pedidos de compra que se teclean solos

Un Aivell vigila el buzón de pedidos, lee cada pedido de compra — PDF, escaneo, foto o texto plano —, coteja productos y precios contra tu base de datos, registra el pedido y confirma al cliente con el número de pedido. Los artículos desconocidos y los precios raros se pausan para un humano. Nada sale nunca de tu oficina.

Mira la demo

empieza cuando: Un pedido de compra aterriza en tu buzón orders@

El problema

La mesa de entrada de pedidos es una oficina de traducción. Los clientes envían pedidos de compra tal como los producen sus propios sistemas — un PDF generado, una hoja de Excel, una impresión fotografiada con las cantidades rodeadas a bolígrafo — y alguien de tu lado vuelve a teclear cada línea en tu sistema. Línea a línea, código a código, todo el día.

Es el caso más puro de ese 62% del tiempo de trabajo que se va en tareas repetitivas: cero criterio, atención total. Y la atención falla — un 100 se convierte en 1.000, se envía la variante -B en lugar de la -A, y deshacer una entrega equivocada se come el margen de diez correctas. Mientras tanto, el cliente espera un día solo para oír “pedido recibido”.

Cómo lo hace tu Aivell

  1. El pedido se lee en cuanto llega. Adjunto o cuerpo del email, tecleado o fotografiado — la herramienta Documents & Vision lo lee a bordo y convierte cliente, líneas, cantidades y fechas en estructura.
  2. Cada línea se coteja contra tu catálogo. Primero se cruzan los códigos de producto, después las descripciones en texto libre, y los precios indicados se comparan con tu lista. Las discrepancias afloran ahora, no en el muelle de carga.
  3. La duda detiene la línea — automáticamente. Un artículo desconocido, un precio que no cuadra, un total por encima de tu umbral, un cliente con el crédito bloqueado: la chore dice pausa, así que el pedido espera un sí. Apruebas desde el móvil; continúa.
  4. Los limpios entran directos. Las líneas de pedido aterrizan en tu base de datos, el email se marca como procesado, y una guardrail mantiene la herramienta estrictamente en modo añadir — puede crear pedidos, nunca reescribir precios ni borrar historial.
  5. El cliente recibe respuesta al instante. Número de pedido, fecha estimada de entrega, su idioma, minutos después de enviarlo. La confirmación que envía tu mejor administrativo en un día tranquilo — en cada pedido, todos los días.

Tus umbrales, tus nombres de escalado, tu definición de sospechoso: todo cabe en ocho líneas de lenguaje corriente que puedes editar mientras te tomas un café. Las guardrails garantizan que, contenga lo que contenga el correo, a tu sistema solo llegan pedidos limpios y aprobados.

La chore, tal y como la escribirías.

Sin diagramas de flujo, sin código: una chore es solo un mensaje a tu Aivell, con tus propias palabras. Él la convierte en un procedimiento sólido y protegido y lo sigue al pie de la letra. Esta:

Giulia Aivell · registrar pedidos desde email ● activa

vigila orders@ en busca de correo nuevo; un pedido puede ser un PDF, una foto o solo texto en el cuerpo

lee el adjunto a bordo; extrae cliente, artículos, cantidades y fechas solicitadas

coteja cada línea contra la base de datos de productos — primero códigos, después descripciones

¿producto desconocido, o un precio que no cuadra con la lista? pausa y pregunta a Davide

los pedidos por encima de 5.000 €, y cualquier cliente con el crédito bloqueado, esperan aprobación

inserta las líneas del pedido y marca el email de origen como procesado

confirma con el número de pedido y la fecha estimada de entrega, en el idioma del cliente

¿adjunto ilegible? pide al cliente que lo reenvíe, y pon a Davide en copia

Entendido — empiezo ahora mismo, y te consultaré siempre que algo necesite a un humano.
Giulia Aivell

Las herramientas que usa.

Conectadas con passkeys de un solo clic — sin tokens copiados, sin infiernos de OAuth.

Email vigila orders@, confirma a los clientes
Documents & Vision lee PDFs, escaneos y fotos de pedidos a bordo
Database inserta líneas de pedido, consulta productos y precios

Guardarraíles con sentido común.

Cada herramienta puede limitarse exactamente a lo que esta chore necesita. Para esta, podrías configurar:

Database Puede insertar líneas de pedido y leer productos y precios. Actualizar precios o borrar cualquier cosa está bloqueado.
Email Las confirmaciones van solo al hilo del cliente que hizo el pedido; escribir a cualquier otra persona necesita aprobación previa.

Preguntas, respondidas.

Nuestros clientes envían pedidos en todos los formatos imaginables. ¿De verdad todos? +

Si un humano podría leerlo, sí — un PDF pulcro, una hoja de cálculo, el escaneo de una impresión, la foto de móvil de una lista manuscrita. El modelo de visión se ejecuta a bordo de la box, así que la foto arrugada recibe el mismo trato, y la misma privacidad, que el PDF limpio.

¿Y si un código de producto está mal o descatalogado? +

Prueba la descripción contra tu catálogo; si la coincidencia no es segura, el pedido se pausa y decide un humano. La regla fija de la chore es simple — nada ambiguo se escribe jamás en el sistema, porque un envío equivocado cuesta más que una pausa de cinco minutos.

¿Nuestros flujos de pedidos y listas de precios tocan algún servicio en la nube? +

No. La lectura, el cotejo y las escrituras en la base de datos ocurren en la box, dentro de tu red. Quién te compra qué, y a qué precio negociado, es información comercial — se queda en el edificio.

¿Puede registrar pedidos en nuestro software de gestión en lugar de en una base de datos a secas? +

Si el software expone su base de datos o un archivo de importación, tu Aivell escribe ahí directamente. Si la única puerta es la pantalla web que usan tus administrativos, el Browser Agent hace clic por esa pantalla igual que ellos.

Relacionados.

¿Qué es un Aivell?

Un Aivell es un compañero de IA on-premise: una pequeña caja que se conecta a tu red, ejecuta su propia IA a bordo y te quita de encima el trabajo repetitivo. Prompts, documentos, datos: nada sale jamás de tu oficina. Desconecta internet: sigue funcionando.

Describes cada tarea como una chore, en lenguaje natural. Tu Aivell la convierte en un procedimiento sólido y protegido y lo ejecuta en segundo plano — con guardarraíles en cada herramienta, un registro de auditoría completo y aprobaciones en tu mano cuando las quieras. Instalación única, cuota mensual fija. Sin tokens, sin sobrecostes.

Mira la demo

inferencia a bordo · aislado de internet · cuota mensual fija