home / casi d'uso / email e posta in arrivo / faq-autoresponder

Le domande a cui rispondi ogni santo giorno

Un Aivell risponde alle domande che i tuoi clienti fanno in continuazione — orari, prezzi, regole, come-si-fa — via email, in pochi minuti, usando solo i tuoi documenti come fonte. Tutto ciò che non può documentare viene passato a una persona invece di essere improvvisato. Gira in locale, quindi la posta dei clienti non lascia mai il tuo ufficio.

Guarda la demo

parte quando: Una domanda di un cliente arriva nella tua casella info@

Il problema

Alcune domande arrivano ogni santo giorno, e la risposta non cambia da anni. Il parcheggio è incluso. Accettate i cani. A che ora è il check-in. Posso avere la fattura con un’altra partita IVA. Ognuna richiede a una persona due minuti per rispondere e zero minuti per pensare — la definizione stessa di lavoro che non dovrebbe esistere.

La velocità è la parte che brucia. Il cliente che chiede disponibilità di solito la sta chiedendo a due concorrenti nello stesso minuto, e rispondere entro un minuto alza la conversione del 45% o più. La tua risposta documentata, inviata quattro ore dopo da un umano indaffarato, perde contro una risposta mediocre inviata subito.

Come lo fa il tuo Aivell

  1. La domanda viene letta appena arriva. Nell’ora di punta della reception o a mezzanotte — il trigger scatta a ogni email, senza coda.
  2. La risposta viene recuperata, non composta dal nulla. La knowledge base contiene i tuoi documenti reali — guida ospiti, listino prezzi, regolamenti — e la risposta li cita. Un guardrail rende i tuoi documenti l’unica fonte consentita.
  3. La risposta parte nella lingua del mittente. Due paragrafi asciutti, il tuo tono, in pochi minuti. Fuori orario aggiunge una riga onesta: un umano risponderà in mattinata.
  4. Le eccezioni non ricevono mai risposte automatiche. Richieste di gruppo, caccia allo sconto, tutto ciò che non ha una fonte nei tuoi documenti — inoltrato alla persona che hai indicato, con un riepilogo di una riga, esattamente come dice la chore.
  5. Le domande recidive migliorano i tuoi documenti. Una domanda che arriva tre volte in una settimana finisce nella lista di aggiornamento documenti, così la knowledge base cresce dove i clienti premono davvero.

Tutto il comportamento è una chore in linguaggio semplice. Quando le regole cambiano — una nuova politica di cancellazione, una collega in ferie — modifichi una frase, non un centralino. E siccome tutto gira sul box, l’intero scambio, nome del cliente incluso, resta dentro il tuo edificio.

La chore, come la scriveresti tu.

Niente diagrammi, niente codice — una chore è solo un messaggio al tuo Aivell, con parole tue. Lui la trasforma in una procedura solida e protetta e la segue alla lettera. Questa:

Giulia Aivell · rispondi alle solite domande ● attiva

leggi ogni nuovo messaggio in info@; salta tutto ciò che non è una domanda

trova la risposta nella knowledge base — regolamento, listino prezzi, parcheggio, orari di check-in

nessuna fonte corrispondente? non improvvisare — inoltra a Nadia con un riepilogo di una riga

rispondi nella lingua del mittente, due paragrafi brevi al massimo

le richieste di gruppo e tutto ciò che menziona uno sconto vanno a Nadia, sempre

stessa domanda tre volte in una settimana? aggiungila alla lista di aggiornamento documenti per Nadia

tra le 22:00 e le 7:00, aggiungi che un umano risponderà in mattinata

tieni un registro di ogni domanda — risposta o passata a un umano, e da quale documento

Tu
Ricevuto — comincio subito, e ti chiedo ogni volta che serve un occhio umano.
Giulia Aivell

Gli strumenti che usa.

Collegati con passkeys a un clic — niente token copiati, niente inferno OAuth.

Email legge le domande, invia le risposte
Knowledge Base l'unica fonte di risposte consentita

Guardrail sensati.

Ogni strumento può essere limitato esattamente a ciò che serve a questa chore. Per questa, potresti impostare:

Knowledge Base Le risposte possono citare solo la cartella dei documenti approvati. Nessuna fonte corrispondente significa escalation — improvvisare è bloccato.
Email Può rispondere solo nel thread del mittente; le nuove email in uscita sono limitate agli indirizzi del tuo team.

Domande e risposte.

Cosa succede quando la risposta non è nei nostri documenti? +

Non viene inventato nulla. Il guardrail sulla Knowledge Base consente risposte solo dalla tua cartella approvata, quindi una domanda senza fonte viene inoltrata a una persona con un riepilogo di una riga. I tuoi clienti ricevono o la tua risposta documentata o un umano — mai un'ipotesi.

I clienti si accorgeranno di scrivere con una macchina? +

Decidi tu, per iscritto nella chore. Molte aziende firmano onestamente — "risposta automatica dalla nostra guida ospiti, un umano è a una risposta di distanza" — perché una risposta corretta in quattro minuti batte una firmata in quattro ore.

Dove viene effettivamente elaborata la posta dei clienti? +

Sul box, nel tuo ufficio. Lettura, ricerca e stesura girano tutte in locale; la casella resta sul tuo server di posta. Nessun messaggio, nome o dettaglio di prenotazione viene inviato a un servizio AI in cloud.

Come cambiamo una risposta — per esempio, nuovi orari di apertura? +

Aggiorni il documento, come fai già. La knowledge base indicizza i tuoi file, quindi la risposta successiva cita i nuovi orari. Non esiste un secondo posto dove le risposte vivono e invecchiano.

Correlati.

Cos'è un Aivell?

Un Aivell è un collega AI on-premise: una piccola scatola che si collega alla tua rete, esegue la propria AI a bordo e ti toglie dalla scrivania il lavoro ripetitivo. Prompt, documenti, dati — nulla lascia mai il tuo ufficio. Stacca internet: continua a lavorare.

Descrivi ogni attività come una chore, in linguaggio naturale. Il tuo Aivell la trasforma in una procedura solida e protetta e la esegue in background — con guardrail su ogni strumento, un audit trail completo e approvazioni a portata di mano quando le vuoi. Setup una tantum, canone mensile fisso. Niente token, niente extra.

Guarda la demo

inferenza a bordo · air-gapped · canone mensile fisso