Een Aivell pakt elk binnenkomend document op — per e-mail, scan of webhook — leest het binnen je kantoor, bepaalt wat het is en van wie het is, hernoemt het volgens jouw conventie en bergt het op in de juiste map op je share of Drive. Niet te classificeren documenten belanden in een triagemap voor een mens.
start wanneer: Een document komt binnen in de intake-mailbox of vanaf de kantoorscanner
Elk kantoor heeft die ene map. Hij heet “Scans” of “Nog opbergen”, en erin leven driehonderd documenten met namen als scan_0217.pdf. De naamconventie bestaat — hij staat ergens opgeschreven, waarschijnlijk in diezelfde map — maar archiveren is niemands favoriete klus, dus het gebeurt in vlagen, weken te laat, door degene die het kortste strootje trekt. Dan belt er een klant, en het vinden van één pakbon kost twintig minuten.
Het lastige aan een oplossing in de cloud is dat de stapel precies het papierwerk bevat dat je het minst wilt uploaden: getekende contracten, identiteitsbewijzen, loonstroken, medische verklaringen. Sorteren betekent lezen, en lezen op andermans servers is aan geen enkele klant te verkopen — en al helemaal niet aan een functionaris gegevensbescherming.
De conventie handhaaft zichzelf eindelijk, want degene die het archiveren doet verveelt zich nooit en gaat nooit improviseren. En de guardrails houden het archief stabiel: jouw Aivell kan er documenten aan toevoegen, maar wat al is opgeborgen kan door niemand behalve jou worden hernoemd, verplaatst of verwijderd.
Geen flowcharts, geen code — een chore is gewoon een bericht aan je Aivell, in je eigen woorden. Hij maakt er een degelijke, bewaakte procedure van en volgt die naar de letter. Deze:
pak alles op dat naar docs@ is gestuurd of door de kantoorscanner is aangeleverd
lees het en bepaal wat het is — factuur, contract, pakbon, certificaat, identiteitsbewijs
hernoem het — datum, afzender, type — volgens de kantoorconventie
berg het op in de bijbehorende klantmap op de share
identiteitsbewijzen en alles wat persoonlijk is gaan naar de afgeschermde map, nergens anders heen
niet duidelijk van welke klant het is? parkeer het in triage en vraag het aan Chiara
houd een indexblad bij van wat waar is opgeborgen
stuur op vrijdagmiddag het archiveringslog van de week
Gekoppeld met passkeys met één klik — geen gekopieerde tokens, geen OAuth-gedoe.
Elke tool kan worden beperkt tot precies wat deze chore nodig heeft. Voor deze zou je kunnen instellen:
Je beschrijft beide in de chore, precies zoals je ze aan een nieuwe officemanager zou uitleggen — "eerst de datum, dan de klant, dan wat het is; certificaten gaan onder compliance". Verandert de conventie, dan pas je die zin aan en volgt elk document vanaf dat moment de nieuwe regel.
Deze software wel — want hij leest ze achter je firewall. Er wordt niets geüpload naar een classificatiedienst; de pagina's worden gelezen door een model dat op de box draait. Zo blijft gevoelig papierwerk onder je eigen dak, en dat is [privacy by design in de zin van de AVG](https://seresa.io/blog/eu-ai-act-for-marketers/gdpr-article-25-and-local-ai-why-on-premise-llm-inference-is-privacy-by-design), niet slechts een beleidsbelofte.
Dat gaat naar een triagemap, en de persoon die je hebt aangewezen krijgt een kort bericht met wat er is binnengekomen en waarom het niet geplaatst kon worden. Niets wordt op een gok gearchiveerd, en niets blijft ongelezen in een mailbox liggen.
Ja — de bestemming is wat je kantoor al gebruikt, Drive of een gewone netwerkshare, met dezelfde conventie en dezelfde regels voor de afgeschermde map.
Een on-premise AI-collega leest elk binnenkomend contract, registreert partijen, waarde en verlengingsvoorwaarden — en zet de deadlines op tijd in je agenda.
Nieuwe documenten die per e-mail binnenkomen of op de share landen, worden automatisch gelezen, geïndexeerd en doorzoekbaar gemaakt — op een box in je eigen netwerk.
Een on-premise AI-collega leest elke leveranciersfactuur — PDF, scan of foto — en boekt hem in je sheet of database. Facturen verlaten nooit je kantoor.
Een on-premise AI-collega voor advocatenkantoren: cliëntintake, documentverzameling, conflictchecks en dossierdeadlines — achter je firewall, waar het beroepsgeheim woont.
Een on-premise AI-collega voor verzekeringsmakelaars: sorteert schadedocumenten bij binnenkomst, bewaakt de prolongaties, jaagt klanten na. Data blijft op kantoor.
Een Aivell is een on-premise AI-collega: een kleine box die je op je netwerk aansluit, zijn eigen AI aan boord draait en het repetitieve werk van je bureau haalt. Prompts, documenten, data — er verlaat nooit iets je kantoor. Trek de internetkabel eruit: hij werkt gewoon door.
Je beschrijft elke taak als een chore, in gewone taal. Je Aivell maakt er een degelijke, bewaakte procedure van en voert die op de achtergrond uit — met guardrails op elke tool, een volledige audit trail en goedkeuringen binnen handbereik wanneer jij dat wilt. Eenmalige installatie, vast maandbedrag. Geen tokens, geen meerkosten.
inferentie aan boord · air-gapped · vast maandbedrag